Tapahtumajärjestäjän mitoitusopas yleisömäärän ja riskiluokan mukaan
Tämä on kysymys, jonka kuulemme useimmin. Ja se on hyvä kysymys — koska Suomen laissa ei ole yhtäkään pykälää, joka kertoisi suoraan, montako ensiapupäivystäjää tuhannen hengen konserttiin tarvitaan.
Ensiapuvalmius mitoitetaan aina riskiarvion pohjalta. Se ei kuitenkaan tarkoita, että mitoitus olisi mielivaltainen tai että sen pitäisi olla arvoitus. Tässä oppaassa käymme läpi, mistä tekijöistä oikea mitoitus muodostuu, ja annamme konkreettiset lähtöluvut, joilla pääset budjetoinnissa ja pelastussuunnitelman laadinnassa eteenpäin.
Olemme tuottaneet tapahtumien ensiapupalveluita vuodesta 2006 — jalkapallon maaotteluista ja UEFA Super Cupista Tuska-festivaaleille, Helsinki Marathoniin ja tv-tuotantojen kuvauspaikoille. Alla oleva taulukko perustuu siihen kokemukseen.
Lyhyt vastaus
Jos sinulla on kiire, tässä nyrkkisääntö:
- Pienin toimiva ensiapumiehitys on kaksi henkilöä. Yksi päivystäjä ei ole ensiapuvalmius — hän ei voi samanaikaisesti hoitaa potilasta, hälyttää lisäapua, kirjata kriittisiä tietoja, opastaa ambulanssia paikalle ja pitää ensiapupistettä miehitettynä.
- Miehitys kasvaa yleisömäärää nopeammin. Kaksinkertainen yleisö ei tarkoita kaksinkertaista henkilöstöä, vaan tyypillisesti enemmän — koska samanaikaisten tehtävien todennäköisyys kasvaa.
- Riskiluokka vaikuttaa mitoitukseen enemmän kuin yleisömäärä. 2 000 hengen moottoriurheilutapahtuma tarvitsee enemmän valmiutta kuin 2 000 hengen seminaari.
Mitä laki oikeasti vaatii?
Ennen mitoitusta kannattaa tuntea velvoitteet, joita järjestäjää sitovat.
Pelastussuunnitelma yleisötilaisuudesta on laadittava ja toimitettava pelastuslaitoksen päivystävälle palotarkastajalle vähintään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkua, jos tapahtumassa:
- on samanaikaisesti läsnä vähintään 200 henkilöä
- käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja
- tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta
- tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille
Suunnitelmassa on tunnistettava ja arvioitava tapahtuman vaarat ja riskit ja kuvattava, miten niihin varaudutaan. Ensiapusuunnitelma laaditaan osana tätä kokonaisuutta.
Yleisötilaisuusilmoitus poliisille on tehtävä kirjallisesti vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Huomaa, että eri viranomaisilla on eri määräajat — pelastuslaitoksen 14 vuorokautta on näistä tiukin, joten aikatauluta sen mukaan.
Laki ei siis kerro lukumääriä. Se kertoo, että sinun on osattava perustella valitsemasi mitoitus. Siihen tämä opas antaa työkalut.
Vaihe 1: Määritä tapahtuman riskiluokka
Mitoitus alkaa aina riskiluokituksesta, ei yleisömäärästä. Käytämme kolmiportaista jaottelua.
Perustaso
Istuva tai rauhallisesti liikkuva yleisö, ei anniskelua tai anniskelu vähäistä, sisätila tai selkeästi rajattu alue, lyhyt kesto.
Esimerkkejä: seminaarit, messut ja näyttelyt, teatteriesitykset, markkinat, koulujen ja seurakuntien tapahtumat, perhetapahtumat.
Kohonnut riski
Seisova tai tiiviisti pakkautuva yleisö, anniskelu merkittävässä roolissa, ulkoilmatapahtuma, korkea äänenpaine tai voimakkaat lavatehosteet, useita tunteja kestävä ohjelma.
Esimerkkejä: konsertit ja klubikeikat, festivaalit, urheilutapahtumat katsomoineen, kaupunkitapahtumat, yritysten kesäjuhlat.
Korkea riski
Osallistujiin itseensä kohdistuu fyysinen loukkaantumisriski, tai tapahtumassa on erityisvaara.
Esimerkkejä: moottoriurheilu ja karting, kontaktilajit, massaliikuntatapahtumat, extreme-lajit, monipäiväiset leiriytymisfestivaalit, pyrotekniikkaa sisältävät show’t, tv- ja elokuvakuvaukset joissa on stunt-työtä.
Vaihe 2: Katso lähtömitoitus taulukosta
Alla oleva taulukko on PR-Lancen suositus — se ei ole viranomaisnormi, vaan käytännön kokemukseen perustuva lähtökohta, jota tarkennetaan aina tapahtumakohtaisessa riskiarviossa.
| Yleisömäärä | Perustaso | Kohonnut riski | Korkea riski |
|---|---|---|---|
| alle 200 | 2 päivystäjää | 2 päivystäjää | 2–4 päivystäjää + hoitotason valmius |
| 200–500 | 2 päivystäjää | 2–4 päivystäjää | 4 päivystäjää + ambulanssi |
| 500–2 000 | 2–4 päivystäjää + EA-piste | 4–6 päivystäjää + EA-piste, ambulanssi harkinnan mukaan | 4–8 päivystäjää + ambulanssi |
| 2 000–5 000 | 4–6 päivystäjää + EA-piste ja johtaja | 6–10 päivystäjää + EA-piste + ambulanssi + ensiapujohtaja | 8–12 päivystäjää + ambulanssi + ensiapujohtaja |
| 5 000–10 000 | 6–8 päivystäjää + EA-piste + ensiapujohtaja | 10–16 päivystäjää + ambulanssi + ensiapujohtaja | 12–20 päivystäjää + 2 ambulanssia + ensiaputeltta + ensiapujohtaja |
| yli 10 000 | 8+ päivystäjää + ambulanssi + ensiapujohtaja | 12+ päivystäjää + 2 ambulanssia + ensiaputeltta, ensiapujohtaja | 14+ päivystäjää + 2 ambulanssia + hoitoteltta, lääkäri harkinnan mukaan |
Huomaa kaksi asiaa. Ensinnäkin lukumäärä ei ole sama asia kuin osaaminen: kymmenen EA1-tason päivystäjää ei korvaa yhtä hoitotason ensihoitajaa, jos tapahtuman riskiprofiili edellyttää elvytys- ja lääkintävalmiutta. Toiseksi kalusto on osa mitoitusta — ensiapupiste, paarit, defibrillaattori, viestivälineet ja tarvittaessa maastokelpoinen kuljetuskalusto lasketaan mukaan.
Vaihe 3: Tarkista mitoitusta korottavat tekijät
Jos tapahtumaasi koskee kaksi tai useampi seuraavista, nosta mitoitus taulukossa yhtä porrasta ylöspäin — tai siirry seuraavaan riskiluokkaan.
- Anniskelu merkittävässä roolissa. Päihtymys on yksi yleisimmistä ensiaputehtävien syistä ja se myös hidastaa hoitoa.
- Monipäiväinen tapahtuma, jossa yleisö majoittuu alueella. Väsymys, hygienia ja ravitsemus tuottavat tehtäviä, joita yhden illan tapahtumassa ei näy.
- Sääolosuhteiden ääripäät. Helle nostaa nestehukka- ja pyörtymistapaukset moninkertaisiksi; pakkanen tuo omat riskinsä.
- Laaja tai hajautettu tapahtuma-alue. Jos alue on yli muutaman hehtaarin tai jakautuu useaan erilliseen osaan, tarvitset useamman ensiapupisteen tai liikkuvan partion — matka potilaan luo on kriittinen muuttuja.
- Pitkä viranomaisambulanssin tuloaika. Haja-asutusalueella oma hoitovalmius korostuu, koska julkinen ensihoito voi olla kaukana ja varattuna.
- Ikääntynyt yleisö tai erityisryhmät. Sydänperäiset tehtävät ovat todennäköisempiä.
- Tiivis seisova yleisö lavan edessä. Puristumis- ja pyörtymistapaukset keskittyvät etukatsomoon, ja sinne on päästävä nopeasti.
- Valtiovieraat, VIP-järjestelyt tai suuri mediahuomio. Nostavat sekä turvallisuusvaatimuksia että maineriskiä.
Milloin tarvitaan ambulanssi eikä pelkkä ensiapupiste?
Ensiapupiste hoitaa haavat, nyrjähdykset, pyörtymiset ja lievät sairauskohtaukset. Ambulanssi ja terveydenhuollon koulutettu henkilöstö tarvitaan, kun jokin seuraavista täyttyy:
- yleisömäärä ylittää noin 2 000 henkeä kohonneen tai korkean riskin tapahtumassa
- tapahtumassa on fyysisen vamman riski (moottoriurheilu, kontaktilajit, maratonit ja triathlonit, korkeat rakenteet, stunt-työ)
- alue on niin laaja, ettei potilasta voi siirtää kantamalla ensiapupisteeseen
- viranomaisambulanssin tuloaika alueelle on pitkä
- tapahtuma on niin merkittävä, ettei sen keskeytyminen yhden potilaskuljetuksen takia ole hyväksyttävää
Käytännössä olennaista on kysyä: mitä tapahtuu ensimmäisen potilaan jälkeen? Jos ainoa yksikkösi lähtee kuljettamaan potilasta, mitä tapahtuma-alueelle jää? Tämä on se kysymys, jonka kokenut ensiapukumppani esittää ennen tarjouksen tekemistä.
Henkilöstön osaaminen ja asema tapahtumassa
Kaksi asiaa, jotka viranomaiset katsovat pelastussuunnitelmasta tarkkaan:
Ensiapuhenkilöstöllä ei saa olla muita tehtäviä. Ensiaputehtävään nimetty henkilö ei voi olla samanaikaisesti järjestyksenvalvoja, lipunmyyjä tai talkoolainen. Tämä on yleisin yksittäinen virhe, jonka näemme suunnitelmissa.
Ensiapupisteen on oltava selkeästi merkitty ja esteettömästi saavutettavissa sekä yleisölle että viranomaisyksiköille. Mieti pelastustie ja ambulanssin ajoreitti jo aluesuunnittelun vaiheessa, ei viikkoa ennen tapahtumaa.
Ensiapuhenkilöstön osaamistasoista lyhyesti: Meillä työskentelee vain terveydenhuollon koulutuksen saaneet ensihoitajat, koska hätätilapotilaan tunnistaminen on maallikolle haastavaa ja haluamme tarjota asiakkaillemme vain parasta.
Lain mukaan peruspäivystäjältä edellytetään vähintään EA2-tason osaamista, ryhmänjohtajalta ensihoitajan tai vastaavaa koulutusta. Mitoituksessa kannattaa aina kysyä palveluntarjoajalta, mikä on henkilöstön todellinen koulutustaso — hinnat eivät ole vertailukelpoisia, jos osaamistaso ei ole.
Aikataulu: milloin ensiapu pitää olla sovittuna
| Aika ennen tapahtumaa | Tehtävä |
|---|---|
| 8–12 viikkoa | Alustava riskiarvio ja ensiapukumppanin kontaktointi. Kesäsesongin viikonloput täyttyvät aikaisin. |
| 4–6 viikkoa | Mitoitus lyöty lukkoon, sopimus tehty. |
| 3–4 viikkoa | Ensiapusuunnitelma kirjoitettu osaksi pelastussuunnitelmaa. |
| Vähintään 14 vrk | Pelastussuunnitelma pelastuslaitoksen päivystävälle palotarkastajalle. |
| Vähintään 5 vrk | Yleisötilaisuusilmoitus poliisille. |
| 1 viikko | Yhteystiedot, viestiliikenne ja ajoreitit tarkistettu kaikkien toimijoiden kesken. |
Viisi yleisintä mitoitusvirhettä
- Mitoitus tehdään lipunmyynnin, ei huippuhetken mukaan. Ratkaisevaa on suurin samanaikainen yleisömäärä, ei koko päivän kävijämäärä.
- Unohdetaan henkilökunta ja esiintyjät. Myös rakentajat, talkoolaiset ja artistit ovat tapahtuma-alueella — ja loukkaantuvat siellä. Rakennus- ja purkuvaiheet ovat riskialttiita.
- Yksi ensiapupiste laajalla alueella. Jos potilaan luo kävelee viisi minuuttia, valmius on paperilla parempi kuin todellisuudessa.
- Ensiapu miehitetään talkoolaisilla, joilla on muitakin tehtäviä. Ei täytä vaatimusta eikä toimi käytännössä.
- Sopimus tehdään liian myöhään. Kesäviikonloppuina kaikki kokeneet toimijat ovat varattuja — ja hätäratkaisu maksaa aina enemmän.
Usein kysytyt kysymykset
Onko laissa määrätty ensiapupäivystäjien vähimmäismäärä?
Ei ole. Ensiapuvalmius mitoitetaan riskiarvion perusteella, ja järjestäjä vastaa siitä, että mitoitus on riittävä ja perusteltavissa. Pelastuslaitos voi kuitenkin puuttua suunnitelmaan, jos se katsoo valmiuden riittämättömäksi.
Riittääkö, että meillä on ensiapukaappi ja EA1-koulutettu henkilö?
Alle 200 hengen matalan riskin sisätilaisuudessa tämä voi riittää. Heti kun ylität 200 hengen rajan tai tapahtumassa on anniskelua, ulkoalue tai kohonnut riski, tarvitset erikseen nimetyn ensiapumiehityksen, jolla ei ole muita tehtäviä.
Mitä ensiapupäivystys maksaa?
Hinta muodostuu päivystäjien määrästä, päivystystuntien pituudesta, henkilöstön koulutustasosta ja tarvittavasta kalustosta. Ambulanssi ja hoitotason valmius nostavat kustannusta selvästi verrattuna perustason ensiapupisteeseen. Käytännössä kustannus on lähes aina pieni murto-osa tapahtuman kokonaisbudjetista — ja huomattavasti pienempi kuin yhden vakavan tapauksen huono hoito.
Voiko mitoitusta muuttaa lähellä tapahtumaa?
Kyllä, ja joskus pitääkin. Sääennuste, lipunmyynnin kehitys tai ohjelmamuutos voivat muuttaa riskiprofiilia. Ilmoita muutoksista sekä ensiapukumppanille että pelastusviranomaiselle.
Kuka johtaa ensiaputoimintaa tapahtumassa?
Ensiapuorganisaatiolla on nimetty johtaja, joka toimii yhteyshenkilönä tapahtuman turvallisuusjohtoon ja viranomaisiin. Suuremmissa tapahtumissa tämä on erillinen lääkintäjohtaja, joka ei osallistu potilastyöhön vaan johtaa kokonaisuutta.
Emme jätä mitoitusta arvailun varaan
Teemme jokaisesta tapahtumasta riskiarvion ennen tarjousta. Käymme läpi yleisömäärän, alueen, ohjelman, anniskelun, sääennusteen ja viranomaisyksiköiden saatavuuden — ja mitoitamme henkilöstön, kaluston ja näkyvyytemme sen mukaan. Isoissa tapahtumissa näyttävä läsnäolo on osa turvallisuudentunnetta. Pienemmissä ja intiimeissä tilaisuuksissa olemme huomaamattomasti lähellä, tilaisuuteen sopivassa varustuksessa.
Käytössämme on kaksi täydellisesti varusteltua ambulanssia, sekä muuta erityiskalustoa ja ammattitaitoinen hoitohenkilökunta.
Pyydä maksuton ensiapuvalmiuden arvio tapahtumallesi. Kerro tapahtuman koko, luonne ja ajankohta — palaamme mitoitusehdotuksella ja hinta-arviolla.
Puhelin: +358 (0) 50 511 5051
Sähköposti: palvelut@pr-sec.com
Tämän artikkelin mitoitussuositukset ovat PR-Lancen näkemys, joka perustuu vuodesta 2006 karttuneeseen kokemukseen tapahtumien ensiapupalveluista. Ne eivät korvaa tapahtumakohtaista riskiarviota eivätkä viranomaisen ohjeistusta. Tarkista aina oman alueesi pelastuslaitoksen vaatimukset.
Lähteet
- Pelastuslaki 379/2011 ja valtioneuvoston asetus pelastustoimesta 407/2011
- Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue: Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma
- Poliisi: Yleisötilaisuusilmoitus, kokoontumislaki 530/1999
- Suomen Punainen Risti: Ensiapupäivystyksen laatuohjeet
