Mitä ensiapupäivystys tapahtumaan maksaa?

Näin hinta muodostuu — ja näin vertailet tarjouksia niin, että vertaat oikeita asioita

Etsitkö hintaa etkä löydä sitä mistään? Et ole yksin. Ensiapupäivystyksen hinnastoja ei juuri julkaista, ja tapahtumajärjestäjä joutuu usein pyytämään useita tarjouksia pelkästään saadakseen käsityksen suuruusluokasta.

Emme voi julkaista kiinteää hinnastoa mekään, ja kerromme rehellisesti miksi. Sen sijaan voimme kertoa täsmälleen, mistä tekijöistä hinta muodostuu, mikä sitä nostaa, mitä siihen pitäisi sisältyä — ja mitkä kymmenen kysymystä kannattaa esittää jokaiselle tarjoajalle, jotta vertailet oikeasti samaa asiaa.

Miksi hinnastoa ei ole

Ensiapupäivystyksessä ei myydä tuotetta vaan mitoitettua valmiutta. Kahden tuhannen hengen seminaari ja kahden tuhannen hengen kartingkilpailu ovat hinnaltaan täysin eri tapahtumia, vaikka yleisömäärä on sama — riskiprofiili, vaadittu osaamistaso ja tarvittava kalusto ovat eri luokkaa.

Siksi jokainen vakavasti otettava palveluntarjoaja tekee ensin riskiarvion ja vasta sitten tarjouksen.

Käännä tämä eduksesi: jos saat tarjouksen ilman että sinulta on kysytty mitään tapahtuman luonteesta, se on varoitusmerkki. Se tarkoittaa joko sitä, että mitoitus on tehty arvaamalla, tai sitä, että tarjous on tehty jollekin muulle tapahtumalle kuin sinun.

Kuusi tekijää, joista hinta muodostuu

1. Päivystäjien määrä

Suurin yksittäinen tekijä. Määrä perustuu riskiarvioon, jossa huomioidaan suurin samanaikainen yleisömäärä, tapahtuman riskiluokka, alueen koko ja muoto, anniskelu sekä yleisön ikärakenne. Käsittelimme mitoituksen periaatteet omassa artikkelissaan: Kuinka monta ensiapupäivystäjää tapahtumaan tarvitaan?

2. Päivystystuntien määrä

Tässä on ensimmäinen kohta, jossa tarjoukset alkavat erota toisistaan. Kysy aina, mistä hetkestä mihin hetkeen tunnit lasketaan.

Ensiapuvalmiuden on käytännössä oltava paikalla ennen kuin yleisö saapuu ja siihen asti kunnes alue ja tapahtuma-alueen välitön läheisyys on tyhjä. Lisäksi kalusto on pystytettävä ja purettava. Jos yksi tarjous laskee tunnit ovien aukiolon mukaan ja toinen sisältää valmistelun ja purun, halvempi voi olla käytännössä kalliimpi — tai pahimmillaan tarkoittaa, että alue on ilman valmiutta juuri silloin kun rakennusvaihe on käynnissä.

3. Henkilöstön koulutustaso

Ensiapupäivystäjä, ensihoitaja ja hoitotason ensihoitaja ovat eri asioita, ja niiden kustannus on eri. Tämä on tarjousvertailun tärkein yksittäinen muuttuja: kahden tarjouksen hintaero selittyy hyvin usein sillä, että toisessa on ammattilaisia ja toisessa peruskoulutettuja päivystäjiä.

Kumpikaan ei ole automaattisesti väärä valinta. Matalan riskin sisätilaisuudessa peruskoulutettu miehitys riittää hyvin. Moottoriurheilutapahtumassa se ei riitä. Olennaista on tietää, kumman ostat.

4. Kalusto

Merkittävät lisäkustannukset syntyvät ambulanssista tai muusta hoitoyksiköstä, ensiaputeltasta, maastokelpoisesta kuljetuskalustosta ja viestintäjärjestelmistä.

Ambulanssi on kustannuksena selvästi suurin yksittäinen lisä, koska sen mukana tulee myös hoitotason henkilöstö. Siksi kannattaa selvittää tarkasti, onko se tapahtumassasi todella tarpeen — ja jos on, miksi.

5. Ajankohta

Pyhät, juhlapyhät ja yöaika nostavat henkilöstökustannusta työehtosopimusten mukaisesti. Myös sesonki vaikuttaa: kesän suurten tapahtumien viikonloput ovat alalla ylikysyntää, ja viime hetken tilaus maksaa aina enemmän kuin ajoissa tehty.

6. Sijainti ja matkat

Matkakulut, kaluston siirto ja pitkillä etäisyyksillä mahdollinen majoitus vaikuttavat hintaan. Pääkaupunkiseudun ulkopuolella tämä voi olla merkittävä osuus kokonaisuudesta.

Pidämme kuitenkin huolta asiakkaan kustannuksista ja pyrimme aina huomioimaan että kustannukset saadaan minimoitua.

Mikä nostaa hintaa yllättäen

Nämä eivät ole piilokuluja siinä mielessä, että niitä yritettäisiin salata — ne vain jäävät usein kysymättä.

• Tapahtuman venyminen. Mitä tapahtuu, jos ohjelma jatkuu tuntia sovittua pidempään? Sovi ylitystuntien hinta etukäteen, ei kello kahdelta yöllä. Meillä veloitus jatkuu samana, kunnes tapahtuma päättyy (poislukien pyhätunnit).
• Mitoituksen muutos lähellä tapahtumaa. Sääennuste tai lipunmyynnin kehitys voi muuttaa tarvetta. Kysy, miten muutos hinnoitellaan ja mihin asti se on mahdollinen.
• Peruutusehdot. Mitä tapahtuu, jos tapahtuma perutaan sään takia viikkoa ennen? Entä päivää ennen?
• Ruokailu ja majoitus. Monipäiväisissä tai kaukana sijaitsevissa tapahtumissa nämä ovat usein tilaajan vastuulla. Varmista, kumpi maksaa.
• Kulutustarvikkeet. Sisältyvätkö käytetyt hoitotarvikkeet hintaan vai laskutetaanko ne erikseen?
• Potilaskuljetukset. Sisältyvätkö kuljetukset palveluun, ja mitä tapahtuu valmiudelle kuljetuksen ajaksi?

Suuruusluokka suhteessa tapahtumabudjettiin

Absoluuttista lukua tärkeämpi on suhdeluku. Ensiapuvalmius on tyypillisesti pieni osuus tapahtuman kokonaisbudjetista — selvästi pienempi kuin esiintyjät, tekniikka, järjestyksenvalvonta tai markkinointi.

Tämä kannattaa pitää mielessä silloin, kun budjetti kiristyy ja karsintalista avataan. Ensiavusta säästäminen tuottaa pienen säästön ja siirtää riskin kohtaan, jossa sen toteutuminen maksaa moninkertaisesti — hoidollisesti, juridisesti ja maineen kannalta.

Kärjistäen: yhden lisäpäivystäjän hinta on murto-osa yhden huonosti hoidetun tapaturman hinnasta.

Kymmenen kysymystä, jotka kannattaa esittää jokaiselle tarjoajalle

Tarjousten vertailu on vaikeaa, koska ne on usein rakennettu eri tavoin. Näillä kysymyksillä saat ne samalle viivalle.

1. Mikä on henkilöstön koulutustaso? Montako ensiapupäivystäjää, montako ensihoitajaa, onko hoitotason osaamista?
2. Mistä mihin tunnit lasketaan? Sisältyykö pystytys, purku ja yleisön saapumista edeltävä aika?
3. Mitä kalustoa hintaan sisältyy? Ensiapupiste, defibrillaattori, siirtovälineet, viestivälineet?
4. Onko ambulanssi mukana, ja jos on, miksi se on tässä tapahtumassa tarpeen?
5. Mitä tapahtuu, kun yksikkö lähtee kuljettamaan potilasta? Jääkö alueelle valmius?
6. Miten mitoitus on perusteltu? Pyydä perustelu kirjallisena — tarvitset sen pelastussuunnitelmaan joka tapauksessa.
7. Kirjoittaako tarjoaja ensiapuosion pelastussuunnitelmaan? Sisältyykö se hintaan?
8. Mitkä ovat ylitystuntien ja muutosten hinnat?
9. Mitkä ovat peruutusehdot?
10. Onko toiminnasta vastuuvakuutus, ja mikä on sen kattavuus?

Jos kaksi tarjousta eroaa merkittävästi hinnaltaan, vastaus löytyy lähes aina kysymyksistä 1, 2 ja 4.

Miksi halvin ei aina ole halvin

Hinta on oikea vertailuperuste vasta sen jälkeen, kun sisältö on sama. Käytännössä alhaisen hinnan takana on yleensä yksi näistä:

• Matalampi koulutustaso. Täysin legitiimi ratkaisu matalan riskin tapahtumassa, mutta väärä valinta jos riskiprofiili edellyttää enemmän.
• Lyhyemmäksi laskettu päivystysaika. Valmius alkaa myöhemmin ja päättyy aiemmin kuin luulit.
• Ohuempi kalusto. Ei siirtovälineitä, ei kunnollista ensiapupistettä, ei varajärjestelyjä.
• Ei varajärjestelyä sairastapauksen varalta. Mitä tapahtuu, jos päivystäjä sairastuu tapahtumaa edeltävänä päivänä?

Mikään näistä ei tee tarjoajasta epärehellistä. Ne on vain hyvä tietää ennen kuin allekirjoitat.

Mistä ei kannata tinkiä

Kolme asiaa, joiden pitäisi olla kunnossa hinnasta riippumatta:

1. Ensiapuhenkilöstöllä ei ole muita tehtäviä tapahtumassa. Tämä on myös viranomaisvaatimus, ei mielipide.
2. Mitoitus on perusteltu kirjallisesti. Tarvitset perustelun pelastussuunnitelmaan, ja se on paras tae siitä, että mitoitus on oikeasti mietitty.
3. Valmius kattaa koko sen ajan, jolloin alueella on ihmisiä. Myös rakennus- ja purkuvaiheen.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko ensiavun hoitaa talkoovoimin ja säästää kokonaan?
Pienessä matalan riskin tilaisuudessa se voi olla mahdollista. Heti kun tapahtuma ylittää 200 hengen rajan tai siinä on anniskelua, ulkoalue tai kohonnut riski, tarvitaan erikseen nimetty ensiapumiehitys, jolla ei ole muita tehtäviä. Talkoolainen, joka hoitaa samalla lipunmyyntiä, ei täytä vaatimusta.

Milloin tarjous kannattaa pyytää?
Mielellään 2–3 kuukautta ennen tapahtumaa, kesäsesongin viikonloppuina aiemminkin. Mitoituksen on oltava selvillä viimeistään silloin, kun kirjoitat pelastussuunnitelmaa — se on lähetettävä pelastuslaitokselle vähintään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Kaikki määräajat löytyvät turvallisuusmuistilistalta.

Sisältyykö ensiapusuunnitlman laadinta hintaan?
Käytännöt vaihtelevat. Meillä tulee pieni lisäkulu, mikä sisältää ensiapusuunnitelman laadinan, ensiapuraportoinnin tapahtuman aikana ja jälkeen, sekä käytettävät hoitovälineet ja tarvikkeet, sekä viranomaiskontaktoinnin ensiavun osalta.

Kysy tämä tarjouksen tekijältä erikseen — osion kirjoittaminen on työtä, ja se on hyvä tietää kumpi sen tekee. Kävimme läpi erillisessä artikkelissa, mitä ensiapuosiossa pitää lukea.

Onko hinta sama joka vuosi?
Ei välttämättä. Henkilöstökustannukset, tapahtuman koko ja riskiprofiili muuttuvat. Edellisen vuoden ensiaputilastot ovat paras peruste seuraavan vuoden mitoitukselle — ja usein ne myös perustelevat mitoituksen tarkentamisen suuntaan tai toiseen.

Voiko mitoitusta pienentää budjetin takia?
Mitoitus perustuu riskiarvioon, ja vastuu tapahtuman turvallisuudesta on järjestäjällä. Jos budjetti on tiukka, järkevämpi keino on yleensä tarkastella tapahtuman rakennetta — aukioloaikoja, alueen rajaamista, anniskelujärjestelyjä — kuin karsia valmiudesta. Keskustele vaihtoehdoista palveluntarjoajan kanssa avoimesti; hyvä kumppani etsii ratkaisun sen sijaan että myisi maksimin.

Kysy meiltä suoraan

Teemme jokaisesta tapahtumasta riskiarvion ennen tarjousta, ja perustelemme mitoituksen kirjallisesti. Kerromme myös suoraan, jos mielestämme valmiutta voi keventää — se on pitkässä juoksussa molempien etu.

Olemme tuottaneet tapahtumien ensiapupalveluita vuodesta 2006 ja toimimme koko Suomessa. Käytössämme on kaksi täydellisesti varusteltua ambulanssia ja ammattitaitoinen hoitohenkilökunta.

Pyydä maksuton ensiapuvalmiuden arvio tapahtumallesi. Kerro tapahtuman koko, luonne ja ajankohta — palaamme mitoitusehdotuksella ja hinta-arviolla.

Puhelin: +358 (0) 50 511 5051
Sähköposti: palvelut@pr-sec.com